Når indkøb og sagsstyring hænger sammen, bliver hverdagen mere effektiv

Der bliver talt meget om digitalisering i installationsbranchen. Men i praksis oplever mange VVS- og elinstallatørvirksomheder de samme udfordringer i hverdagen. Indkøb på den ene side. Sagsstyring på den anden. Og imellem er der medarbejdere, manuelle processer og usikkerhed om, hvorvidt priser, materialer og fakturaer stemmer overens.

Ét flow i stedet for flere arbejdsgange

Digitalisering er ikke ensbetydende med endnu et system. Det handler i højere grad om at skabe sammenhæng mellem eksisterende systemer. Når data flyder automatisk mellem de centrale systemer i virksomheden, bliver arbejdsgangene også lettere. Resultatet er ét samlet flow – i stedet for flere adskilte arbejdsgange.

Det betyder ikke blot færre fejl. Det skaber også større tryghed i hverdagen, fordi medarbejderne kan bruge tiden på deres kerneopgaver frem for administration. Det er netop tankegangen bag at koble et indkøbssystem som KlarPris sammen med et sagsstyringssystem som Ordrestyring.

En del af Aceve

KlarPris og Ordrestyring er en del af Aceve. KlarPris er et digitalt indkøbssystem, der samler leverandører og grossister ét sted, så priser og lagerstatus nemt kan sammenlignes, og bestillinger foretages direkte. Ordrestyring er et sagsstyringssystem, der samler planlægning, tidsregistrering, materialeregistrering og fakturering ét sted – tilgængeligt både på kontoret og ude på opgaven via appen.

Ved at bruge begge systemer kan man skabe en mere sammenhængende arbejdsgang mellem indkøb, planlægning, sagsstyring og økonomi. I stedet for at medarbejderne selv skal bygge bro mellem systemerne, deles relevante data automatisk på tværs.

Formålet er at skabe en arbejdsdag med mindre administration, færre manuelle processer og et bedre overblik, så ressourcerne kan bruges på kunderne og den faglighed, der skaber værdi i stedet.

Læs mere om Aceve her.

Bedre overblik i en travl hverdag

KlarPris og Ordrestyring løser hver sin opgave: det ene styrer indkøbet, det andet giver overblik over forretningen. Men kobler man de to systemer sammen, er det dér, hverdagen for alvor ændrer sig.

Fordele ved integration af KlarPris og Ordrestyring:

1. Altid opdaterede prisfiler og varekatalog i dit sagsstyringssystem 
   Prisfiler og produktinformation fra KlarPris opdateres automatisk i Ordrestyring, så dataene altid stemmer overens med de aftaler, du har med dine leverandører. Produktbilleder følger også med, så det er nemt at genkende materialer og leverandører. I stedet for at slå materialer op flere steder, får du altså adgang til samme varekatalog og rabataftaler, uanset om du kigger i KlarPris eller Ordrestyring.
   
   
2. Anbefalede salgspriser og indsigt i markedspriser
   Når du laver din fakturakladde i Ordrestyring, og skal tage stilling til salgspriser på materialerne kan du anvende KlarPris funktionen “Salgspriser”, som hjælper dig med at fastsætte din pris til kunden, baseret på den gennemsnitlige markedspris. Det gør det lettere at prissætte rigtigt, uden at du behøver at køre med faste avancer.
   
   
3. Hurtigere fra tilbud til bestilling
   Når der oprettes et tilbud i Ordrestyring, samles de nødvendige materialer automatisk klar til bestilling i KlarPris. Du kan altid justere i materialerne, før bestillingen sendes af sted – både når du byder på en opgave, og når du vinder den.
   
   
4. Automatisk fakturakontrol
   Når en medarbejder handler hos en leverandør, kan fakturaen sendes direkte ind på den rigtige sag i Ordrestyring via virksomhedens CVR- eller EAN-nummer. Medarbejderen skal blot oplyse sags- eller ordrenummer, så lander fakturaen automatisk det rigtige sted i systemet. Samtidig bliver fakturaen automatisk kontrolleret af KlarPris, hvilket sikrer at I kun betaler dét for varen som I har aftalt med leverandøren.

Bemærk: Integrationen mellem KlarPris og Ordrestyring kan have forskellig funktionalitet afhængigt af dit KlarPris-abonnement.

Sammenhæng der skaber værdi

Digitalisering behøver ikke være stort og abstrakt. Det kan være noget helt konkret: at systemer, man alligevel bruger hver dag, deler information dér, hvor det giver mening, så arbejdsdagen bliver mere overskuelig og effektiv.

Det er dér, sammenhængen mellem indkøb og sagsstyring gør en forskel og ændrer hverdagen. Hvor det tidligere var medarbejderne, der skulle bygge bro mellem indkøb og sagsstyring, er broen i dag bygget ind i systemerne selv. Det er den forskel, der afgør, om hverdagen går med administration eller med den faglighed, der rent faktisk skaber værdi for forretningen og for kunderne.